Case Study: Tierschutzverein München e.V

Unternehmen

Tierschutzverein München e.V

Branche

Soziale Einrichtung

Hauptsitz

München, Deutschland

Software-Lösung

CONTECHNET INPRIVE®

„Trotz der Vielzahl an gesetzlichen Vorgaben und Sanktionen sollte Datenschutz nicht als lästige Pflicht oder Übel betrachtet werden, sondern vielmehr als Qualitätsmerkmal für Vereine, denen die Daten ihrer Mitglieder wichtig sind und diese demzufolge rechtskonform verarbeiten und schützen. Mit der Unterstützung der keepbit IT-SOLUTIONS und der Software-Lösung INPRIVE® können wir die an uns gestellten Anforderungen der DSGVO professionell und systematisch umsetzen.“

Petra Böhm, Datenschutzbeauftragte, Tierschutzverein München e.V.

DAS UNTERNEHMEN

Der Tierschutzverein München e.V. wurde im Jahr 1842 gegründet und ist heute mit rund 10.000 Mitgliedern einer der größten, als gemeinnützig und besonders förderungswürdig anerkannten, Tierschutzvereine Europas.
Der Verein betreibt in München ein, als gemeinnützige Betriebsgesellschaft geführtes, Tierheim, in dem jedes Jahr etwa 8.000 Haustiere, kleinere heimische Wildtiere sowie sogenannte Nutztiere aufgenommen, versorgt und vermittelt bzw. ausgewildert werden. Schwer vermittelbare Tiere finden auf dem vereinseigenen Gnadenhof des Münchner Tierschutzvereins bei Erding ein längerfristiges Zuhause.
Außer für kommunale Tierschutzaufgaben wie beispielsweise der Aufnahme von Abgabe-, Fund- und Verwahrtieren sowie kranken oder verletzten kleineren Wildtieren, setzt sich der Münchner Tierschutzverein München in zahlreichen Projekten – auch in Kooperation mit anderen Tierschutzorganisationen – nachhaltig für das Wohl und den Schutz der Tiere ein. Die wichtigsten Förderprojekte sind:

Politischer Tierschutz: Aktionen zur Einführung des Verbandsklagerechts im Tierschutz
Tierarztstation: Medizinische Behandlung von aufgenommenen Tieren
Tierschutzinspektion: Rettung von Tieren aus Notsituationen und tierquälerischer Haltung
Katzenschutz: Versorgung und Kastration verwilderter Hauskatzen
Tierärztliche Sozialfälle: Behandlung von kranken Haustieren sozial bedürftiger Halter
Wildtier-Auffangstation: Gesundpflege und Wiederauswilderung von heimischen Wildtieren
Jugendgruppen: Förderung des Tierschutzgedankens bei jungen Menschen
Tierschutz-Aktionen: Information der Öffentlichkeit über unsere Tierschutz-Arbeit

DIE AUSGANGSSITUATION

Datenschutz ist für Vereine wie dem Tierschutzverein München e.V. ein wichtiges Thema, weil der Umgang mit Mitgliederdaten zum einen nicht vermieden werden kann und zum anderen in der Regel ein Interesse daran besteht, die gespeicherten personenbezogenen Daten der Mitglieder angemessen zu schützen. Da die 2018 in Kraft getretenen DSGVO nicht mehr zwischen öffentlichen und nicht-öffentlichen Stellen unterscheidet, gelten die neuen Regelungen nicht nur für Unternehmen (Art. 4 Nr. 18 DSGVO), sondern für alle natürlichen und juristischen Personen – auch für Vereine.

Der Tierschutzverein München e.V. nahm sich insbesondere in Person der internen Datenschutzbeauftragten Frau Petra Böhm dieser Herausforderung an und begann die geltenden Bestimmungen der DSGVO gewissenhaft umzusetzen und einzuhalten. Dabei mussten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

Rechtsgrundlage zur Verarbeitung von Mitgliederdaten: Personenbezogene Daten sollten nur dann erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, wenn eine Rechtsgrundlage hierfür vorliegt. Eine solche Einwilligung wird am besten über den Mitgliederantrag eingeholt oder bei Änderungen über ein gesondertes Informationsschreiben.
Speicherung von personenbezogenen Daten: Prinzipiell sollten nur Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, die auch für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Gespeichert werden die Daten nur so lange, wie sie auch benötigt werden – unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Verzeichnis über Verarbeitungstätigkeiten: Hier wird genau aufgeführt, wer für welchen Verarbeitungsbereich zuständig ist, um so immer im Blick zu haben, wer Zugang zu welchen Daten hat. Dabei gilt es sicherzustellen, dass nur diejenigen einen Zugang zu den Daten haben, die ihn auch zu Verarbeitungszwecken benötigen.
Information der Mitglieder zur Datenverarbeitung: Dies geschieht am besten schon bei der Aufnahme im Verein, hier kann ein gesondertes Blatt zur Informierung beigelegt werden. Langjährige Mitglieder werden durch die Mitgliederzeitschrift bzw. die Satzungsänderungen informiert.
Verpflichtung der datenbezogenen Arbeit nach DSGVO: Ein jeder, der im Verein mit personenbezogenen Daten arbeitet, hat sich an die Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung zu halten und ist entsprechend vorher darüber aufzuklären.
Pflichterfüllung: Verlangt ein Mitglied Auskunft oder die Löschung der persönlichen Daten, so sind diese innerhalb eines Monats durchzuführen, ansonsten riskiert man eine Meldung bei der Aufsichtsbehörde und dementsprechende Strafen.
Risiko der Datenverarbeitung: Wie hoch ist das Risiko der Datenverarbeitung im Verein? Dies gilt es ebenfalls zu prüfen und falls notwendig, entsprechend eine Datenschutz-Folgeabschätzung durchzuführen.
Sicherheit in der personenbezogenen Datenverarbeitung: Hier gilt es, die Technik stets auf dem neuesten Stand zu halten, ausreichend Passwortschutz zu bieten und Benutzerrechte klar auf die Personen einzuschränken, die auch tatsächlich mit den Daten arbeiten müssen.

Um die neuen Anforderungen der DSGVO systematisch und flexibel umzusetzen, entschied sich der Tierschutzverein München e.V. für die Datenschutzlösung INPRIVE® der Firma CONTECHNET und die Unterstützung der keepbit IT-SOLUTIONS.

DIE LÖSUNG

Die Softwarelösung INPRIVE® bot eine strukturierte Vorgehensweise zur Dokumentation des Datenschutzes gemäß der DSGVO. Die Verarbeitungen wurden mit allen notwendigen Informationen angelegt, Risiken ermittelt und durch technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) behandelt. Damit lieferte die Softwarelösung ein sicheres Werkzeug für die Erstellung einer umfangreichen Dokumentation sowie die rechtzeitige Erfüllung des Auskunftsersuchens. Dazu wurden die Verantwortlichen des Tierschutzvereins vor Ort durch die Berater der keepbit IT-SOLUTIONS direkt in der Software Schritt für Schritt durch den Prozess der Umsetzung geleitet.

Wie man den Datenschutz in seiner Organisation einhält, bleibt jeder Organisation selbst überlassen. Man sollte sich jedoch als Verantwortlicher die Frage stellen, ob in Zeiten der digitalen Transformation und vernetzter IT die ordnungsgemäße Einhaltung von Datenschutz ohne eine Softwarelösung überhaupt funktionieren kann. Der Tierschutzverein München e.V. hat mit der Anschaffung und kontinuierlichen Pflege der DSGVO-Softwarelösung INRPIVE® zusammen mit seinem Partner keepbit IT-SOLUTIONS einen wichtigen Schritt zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen und den Schutz der Daten ihrer Mitglieder getan. Seit der Gründung 1842 setzt der Tierschutzverein München e.V. auf das Vertrauen seiner Mitglieder und bestätigt dieses Vertrauen, indem die neuen Datenschutzherausforderungen zum Schutze der Mitgliederdaten gemeistert werden.