Notfallmanagement: Sicherstellung der Geschäftskontinuität in Krisenzeiten

Störungen und unvorhergesehene Ereignisse können Unternehmen jederzeit treffen – sei es durch technische Pannen, Naturereignisse oder Cyberangriffe. Um in solchen Situationen handlungsfähig zu bleiben und größere Schäden zu vermeiden, braucht es ein durchdachtes Notfallmanagement.

1. Notfallmanagement schützt den Geschäftsbetrieb bei Ausfällen, Krisen oder IT-Störungen – und sichert die Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens.
2. Kernbausteine sind Risikoanalyse, Business Impact Analyse, konkrete Notfallpläne, regelmäßige Tests und laufende Optimierung.
3. Der BSI-Standard 200-4 bietet eine aktuelle, praxisnahe Methode für professionelles Notfallmanagement in Unternehmen und Behörden.
4. Ein Best Practice aus der Finanzbranche zeigt: Mit strukturierter Planung und gezielten Übungen lässt sich die Resilienz messbar steigern.
5. Experten betonen, dass Notfallmanagement nicht nur auf den Ernstfall vorbereitet, sondern auch Vertrauen bei Kunden und Partnern schafft.

Notfallmanagement bezeichnet den systematischen Prozess, mit dem Organisationen auf unerwartete Ereignisse reagieren, um die Kontinuität kritischer Geschäftsprozesse sicherzustellen. Ziel ist es, die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens zu erhöhen und nach einem Schadensereignis schnellstmöglich zum Normalbetrieb zurückzukehren.

Ein umfassendes Notfallmanagement umfasst präventive Maßnahmen zur Notfallvorsorge sowie Pläne zur Bewältigung von Notfällen und zur Wiederherstellung von Geschäftsprozessen. Dabei werden alle Aspekte betrachtet, die für die Fortführung der kritischen Geschäftsprozesse erforderlich sind.

Die grundlegenden Komponenten des Notfallmanagements orientieren sich an den Phasen des BSI-Standards 200-4:

1. Initiierung und Zielsetzung
   Hier wird der Grundstein gelegt: Das Unternehmen definiert, warum ein Notfallmanagement benötigt wird und welche Ziele erreicht werden sollen – z. B. Minimierung von Ausfallzeiten oder Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Zuständigkeiten, Projektumfang und Ressourcen werden festgelegt.
2. Risiko- und Auswirkungsanalyse
   Hier wird untersucht, welche Risiken das Unternehmen bedrohen können (z. B. Stromausfälle, Cyberangriffe, Lieferengpässe) und wie sich diese auf Geschäftsprozesse auswirken würden. Die sogenannte Business Impact Analyse (BIA) hilft, kritische Abläufe zu priorisieren und Wiederanlaufzeiten (RTO/RPO) zu definieren.
3. Strategieentwicklung und Maßnahmenplanung
   Auf Basis der Analyseergebnisse werden konkrete Notfallstrategien und Maßnahmen geplant – etwa Kommunikationsregelungen, technische Redundanzen, Ausweichstandorte und Verantwortlichkeiten.
4. Implementierung und Betrieb
   Die entwickelten Konzepte werden umgesetzt. Mitarbeiterschulungen, Awareness-Maßnahmen und technische Vorbereitungen sorgen für eine belastbare Notfallvorsorge im Tagesgeschäft.
5. Test, Wartung und kontinuierliche Verbesserung
   Durch regelmäßige Tests (z. B. Simulationen, Übungen) wird geprüft, ob der Plan im Ernstfall tragfähig ist. Der BSI-Standard 200-4 legt besonderen Wert auf einen lebendigen, anpassbaren Prozess.

Der BSI-Standard 200-4 ist der aktuelle Standard für Business Continuity Management (BCM) in Deutschland und wurde Mitte 2023 veröffentlicht. Er ersetzt den bisherigen Standard 100-4 und bietet eine modernisierte, flexiblere Struktur zur Entwicklung eines wirksamen Notfallmanagements – angepasst an heutige Bedrohungsszenarien und Organisationstypen.

Ein mittelständisches Unternehmen aus der Finanzbranche stand vor der Herausforderung, seine bestehenden IT-Sicherheitsmaßnahmen um ein ganzheitliches Notfallmanagement zu erweitern – nicht nur zur Risikominimierung, sondern auch zur Erfüllung branchenspezifischer Auflagen.

Schritt 1: Orientierung am BSI-Standard 200-4
Das Unternehmen entschied sich bewusst für den BSI-Standard 200-4 als methodische Grundlage. Die aktuelle Struktur des Standards bietet eine modulare und praxisnahe Herangehensweise, die besonders für KMU geeignet ist.

Schritt 2: Analysephase und Priorisierung
Gemeinsam mit externen Experten wurden kritische Geschäftsprozesse identifiziert und potenzielle Risiken systematisch bewertet. Die Business Impact Analyse machte deutlich: Selbst kurze Ausfallzeiten kritischer Systeme würden massive Auswirkungen auf Kundenbeziehungen und den Geschäftsbetrieb haben.

Schritt 3: Entwicklung maßgeschneiderter Notfallpläne
Basierend auf den Ergebnissen entstanden Notfallpläne, die sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen beinhalteten:

• Strukturierter IT-Wiederanlaufplan
• Kommunikationsrichtlinien für den Krisenfall
• Ausweicharbeitsplätze für Schlüsselpersonal
• Maßnahmen zur Sicherung digitaler und physischer Daten

Schritt 4: Einbindung der Mitarbeitenden
Von Anfang an wurden alle betroffenen Teams einbezogen. Trainings, Awareness-Formate und regelmäßige Mini-Übungen stärkten das Bewusstsein und die Handlungsfähigkeit im Notfall.

Schritt 5: Regelmäßige Tests und Optimierung
Ein umfassender Notfalltest unter realistischen Bedingungen lieferte wertvolle Erkenntnisse. Seitdem werden jährlich Übungen durchgeführt – mit klar definierten Verbesserungszyklen gemäß BSI-Standard 200-4.

Ergebnis:
Das Unternehmen konnte seine Resilienz deutlich steigern, interne Abläufe stärken und bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden mit einem belastbaren, aktuellen BCM-Konzept überzeugen.

Isabel Münch ist langjährige Mitarbeiterin des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und zählt zu den führenden Expertinnen im Bereich IT-Grundschutz und Notfallmanagement. Sie war maßgeblich an der Weiterentwicklung vom BSI-Standard 100-4 zum 200-4 beteiligt.

„Das Notfallmanagement umfasst das geplante und organisierte Vorgehen, um die Widerstandsfähigkeit der (zeit-)kritischen Geschäftsprozesse nachhaltig zu steigern.“
– Isabel Münch, Quelle: GI-Fachgruppe Sicherheitsmanagement

Unsere Experten für Informationssicherheit (ISM) und Business Continuity Management (BCM) beraten Unternehmen gezielt bei der Implementierung und Umsetzung eines IT-Notfallmanagementsystems in ihren Organisationen. Dabei legen wir besonderen Wert auf einen ganzheitlichen Ansatz.

Als erfahrenes IT-Beratungsunternehmen bringt die keepbit IT-SOLUTIONS GmbH das nötige Know-how mit, um maßgeschneiderte Konzepte praxisnah, normgerecht und zukunftssicher zu gestalten. Profitieren Sie von den Best Practices unserer erfahrenen und akkreditierten Berater sowie von unseren bewährten Lösungen und Vorgehensmodellen.

Mindestens einmal jährlich – idealerweise ergänzt durch kleinere, regelmäßige Übungen im Team.

Notfallmanagement ist ein Teilbereich des BCM. Während BCM langfristige Wiederanlaufstrategien umfasst, konzentriert sich das Notfallmanagement auf die sofortige Reaktion und Schadensbegrenzung.

 In der Regel gibt es einen Notfallmanager oder ein Krisenteam. Die Verantwortung liegt meist bei der IT-Leitung oder Geschäftsführung – externe Experten wie die keepbit können dabei unterstützen.

Ja – gerade kleinere Unternehmen sind im Ernstfall oft besonders betroffen und profitieren von klaren, leicht umsetzbaren Notfallplänen.

Ein funktionierendes Notfallmanagement ist heute kein Luxus mehr, sondern ein Muss. Es schützt nicht nur Ihre Systeme, sondern sichert im Ernstfall auch Ihre Reputation, Kundenbeziehungen und Existenz.

Die keepbit unterstützt Sie dabei, Ihr Unternehmen krisenfest und widerstandsfähig aufzustellen – mit Erfahrung, System und echter Partnerschaft.