Case Study: Wall Chemie GmbH

Die Wall Chemie GmbH nutzte die Lösung Docusnap bereits seit Jahren im Unternehmen zur IT-Inventarisierung und -Dokumentation. Docusnap automatisiert den Prozess der Erfassung, Organisation und Aktualisierung von Informationen über IT-Systeme, Netzwerke, Softwareanwendungen und andere IT-Ressourcen im Unternehmen.

Durch die gemeinsame Arbeit im Bereich Docusnap zwischen der Wall Chemie GmbH und der keepbit ITSOLUTIONS GmbH als Docusnap-Platinum-Partner wurden neben den Grundfunktionen der Software Docusnap weitere mögliche Vorteile und Einsatzgebiete der Lösung besprochen und analysiert.

Die Wall Chemie GmbH erkannte schnell, dass ein aktuelles und gut strukturiertes IT-Notfallhandbuch von entscheidender Bedeutung ist, um den Geschäftsbetrieb auch in Krisensituationen aufrechtzuerhalten.

Folgende Beweggründe stärkten die Entscheidung zur Umsetzung des Projekts:

Geschäftskontinuität: Durch die Vorkehrungen und Prozeduren, die im IT-Notfallhandbuch festgelegt sind, kann die Wall Chemie sicherstellen, dass sie auch bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Systemausfällen oder Cyberangriffen ihre Geschäftsaktivitäten fortsetzen kann.

Compliance: Die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen ist für Unternehmen wie der Wall Chemie GmbH von entscheidender Bedeutung. Ein IT-Notfallhandbuch kann dazu beitragen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen, indem es klare Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit IT-Notfällen bereitstellt.

Risikominimierung: Ein IT-Notfallhandbuch hilft dabei, potenzielle Risiken und Schwachstellen in der IT-Infrastruktur zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung zu entwickeln.

Kundenvertrauen: Ein gut vorbereitetes IT-Notfallhandbuch kann das Vertrauen der Kunden stärken, da es zeigt, dass das Unternehmen proaktiv Maßnahmen ergriffen hat, um die Auswirkungen von IT-Ausfällen und IT-Sicherheitsvorfällen auf ihre Dienstleistungen zu minimieren.

In gemeinsamen Workshops erarbeiteten die Wall Chemie und keepbit IT-SOLUTIONS mittels der Lösung Docusnap ein IT-Notfallhandbuch gemäß folgendem Vorgehen:

Schritt 1: Aufbau der Basis für das IT-Notfallmanagement in Docusnap

Zu Beginn wurde in Docusnap die Grundstruktur des IT-Notfallmanagements geschaffen. Dazu wurden Textbausteine sowie eine Dokumentenstruktur basierend auf nationalen und internationalen Informationssicherheits-/Notfallmanagementstandards implementiert. Ergänzend wurde ein “customized” Notfallmanagement-Paket mit Erweiterung der Service-Oberflächen, automatisierten Berichten und vorgefertigten Auswahlfeldern für relevante Notfallkenngrößen entwickelt und im neuen Bereich “IT-Notfallmanagement” in Docusnap eingespielt. Dadurch können kritische Services sauber erfasst, mit Inventar-Assets verknüpft und nachhaltig gepflegt werden.

Schritt 2: Business Impact Analyse – Bestimmung der zeitkritischen Geschäftsprozesse und deren Kritikalitäten

Aufgabe der Business Impact Analyse (BIA) ist es, zu untersuchen, wie gravierend sich Ausfälle von Prozessen und Ressourcen auswirken können. Das Ergebnis gibt Aufschluss darüber, welche Prozesse und Ressourcen besonders abzusichern sind, damit die Wall Chemie GmbH auch in Krisen und Notfällen ihre wichtigsten Ziele und Aufgaben erfüllen kann. Durch Workshops und bereitgestellte BIA-Vorlagen/- Ausfüllanleitungen wurden die zeitkritischen Prozesse und IT-Services in Abhängigkeit zu den benötigten Ressourcen ermittelt und gemeinsam mit deren Kritikalitätsbewertungen in Docusnap dokumentiert.

Schritt 3: Business-IT-Abhängigkeit (Grafische Ablaufdiagramme)

Nachdem die Prozesse priorisiert und diese auf die jeweils zugrundeliegende IT-Hardware heruntergebrochen wurden, wurden die Abhängigkeiten in Docusnap mittels grafischen Ablaufdiagrammen dargestellt. Hierbei ist es äußerst ratsam sowohl die Prozess- als auch die IT-System-Verantwortlichen einzubinden, damit auch wirklich alle Abhängigkeiten berücksichtigt werden.

Durch Einbindung der grafischen Ablaufdiagramme in das IT-Notfallhandbuch, ist es möglich Abhängigkeiten und wichtige Zusammenhänge zwischen Prozessen und IT-Assets im Notfall schnell zu erkennen und mögliche “Notfall-Auslöser” und betroffene Assets im Notfall zu identifizieren.

Schritt 4: Zuständigkeiten

Anschließend wurden die Personen ermittelt, die über Wissen und Berechtigungen zu den einzelnen Prozessen und IT-Systemen verfügen. In der Regel sind das die selben Personen, die auch in die Erstellung der Business-IT-Abhängigkeiten-Diagramme involviert waren. Jede dieser Personen erhält eine Rolle mit exakten Anweisungen. Diese können je nach Prozess und Ausfallszenario variieren. Wichtig ist lediglich, dass jeder Beteiligte im Ernstfall sofort und eindeutig weiß, was er zu tun hat.

Die Kontaktdaten der verantwortlichen Stellen werden im IT-Notfallhandbuch in Docusnap dynamisch eingebunden und für alle sichtbar hinterlegt. Es ist egal, ob eine Rolle mit einem eigenen Mitarbeiter oder mit einem Dienstleister, zum Beispiel für den Betrieb spezieller IT-Umgebungen, belegt ist. Bei Dienstleistern muss allerdings darauf geachtet werden, dass ausreichende Service-Level-Agreements (SLAs), die diese Erreichbarkeiten und Antwortzeiten abdecken, vereinbart und beauftragt sind.

Schritt 5: Wiederanlauf-/Wiederherstellungspläne für kritische Komponenten

Der Zweck der Wiederanlauf- und Wiederherstellungspläne ist es, die notwendigen Maßnahmen zu beschreiben, die zur Bereitstellung einer IT-Ausweich- oder Ersatzumgebung (Wiederanlauf) oder zur Wiederherstellung der ursprünglichen Funktionen nach einem Ausfall erforderlich sind. Aus diesen Plänen geht die richtige Reihenfolge für das Aus- und Einschalten kompletter Serverräume und Rechenzentren hervor.

Die einzelnen Schritte wurden in Docusnap angelegt und verantwortliche Personen zugewiesen. Wurden bereits Notfalltests durchgeführt, wird dies ebenfalls in Docusnap vermerkt. Anschließend lassen sich Berichte über Docusnap ausgeben oder die eingepflegten Informationen werden direkt in das IT-Notfallhandbuch eingebunden.

Schritt 6: Pflege IT-Notfallhandbuch

Das Wichtigste ist, dass die Daten im IT-Notfallhandbuch aktuell und vollständig sind. Als Grundlage müssen alle identifizierten IT-Systeme möglichst umfangreich und vor allem aktuell inventarisiert sein. Angefangen bei den physikalischen Informationen wie Standort (Gebäude, Raum, Rack etc.) bis hin zur jeweiligen Systemkonfiguration. Vor allem bei der Dokumentation der Systemkonfiguration ist die Aktualität der alles entscheidende Faktor. Der aktuelle Patch-Stand des Betriebssystems kann zum Beispiel bereits entscheidende Hinweise auf eine Ausfallursache geben.

Generell ist der Nutzen eines IT-Notfallhandbuchs komplett von dessen Aktualität abhängig. Ein Worst-Case- Szenario, wenn sich der Incident-Manager auf das IT-Notfallhandbuch verlässt, dieses aber heillos veraltet ist. Aus diesem Grund ist eine regelmäßige Aktualisierung der Daten im IT-Notfallhandbuch essentiell.

Meistens ist es allerdings leider so, dass nach der initialen Erstellung des IT-Notfallhandbuchs, das Projekt als abgeschlossen betrachtet wird. Die Pflege des Dokuments nimmt mit der Zeit immer mehr ab. Der Grund dafür ist, dass ein IT-Notfallhandbuch nur in Ausnahmesituationen benötigt wird und somit im täglichen Betrieb in Vergessenheit gerät. Zudem tragen auch die Zeit- und Ressourcen-Probleme, die jeder IT-Abteilung zu schaffen machen, dazu bei, dass solche administrativen Themen gerne mal herunterpriorisiert werden.

Docusnap unterstützt hier bei der Pflege eines IT-Notfallhandbuchs, indem es automatisiert – mittels eingerichteter Inventarisierungsjobs – Informationen über die gesamte IT-Infrastruktur erfasst, einschließlich Hardware, Software und Netzwerke. Durch die dynamische Einbindung von Inventardaten in das IT-Notfallhandbuch, werden diese bei einem Exports des Dokuments automatisch aktualisiert.

Als letzten Schritt wurde der automatisierte Dokumenten-Export eingerichtet, sodass das IT-Notfallhandbuch in der aktuellen Version stets als pdf-Dokument parat liegt und anderweitig gesichert oder ausgedruckt werden kann.

 

Fazit

Durch die erfolgreiche Erstellung des IT-Notfallhandbuches profitiert die Firma Wall Chemie von folgenden Mehrwerten:

Schnelle Reaktionsfähigkeit: Ein strukturiertes Handbuch erleichtert es dem IT-Team der Wall Chemie, schnell und effektiv auf Notfälle zu reagieren, wodurch Ausfallzeiten minimiert werden.

Ressourceneffizienz: Durch die Vorabplanung und Dokumentation von Notfallverfahren kann die Wall Chemie sicherstellen, dass ihre Ressourcen effizient eingesetzt werden, ohne wertvolle Zeit mit Ad-hoc- Maßnahmen zu verschwenden.

Klare Kommunikation: Ein IT-Notfallhandbuch bietet klare Anweisungen und Zuständigkeiten für alle Mitarbeiter, was die Kommunikation und Koordination während eines Notfalls verbessert.

Wissensbewahrung: Das Handbuch dient auch als Wissensdatenbank, die sicherstellt, dass wichtige Informationen auch dann verfügbar sind, wenn Schlüsselmitarbeiter nicht verfügbar sind.

In Zukunft wird die Firma Wall Chemie GmbH durch die Erstellung ihres IT-Notfallhandbuchs in Docusnap besser auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet sein und in der Lage sein, ihre Geschäftskontinuität auch in schwierigen Situationen aufrechtzuerhalten.